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Los documentos representan parte del registro e información importante de una empresa. Pese a que la tecnología ha evolucionado mucho, hay compañías que requieren guardar en papel ciertos archivos y necesitan un almacenamiento en trasteros, en vez de una nube digital, para resguardar sus documentos.

Importancia del almacenamiento de documentos

Independientemente del tipo de industria, uno de los activos más importantes es la información. Las organizaciones requieren información que los puedan ayudar a tomar decisiones, evaluar el mercado, evaluar sus productos, o realizar transacciones comerciales con las partes interesadas.

También necesitan un registro de todas sus operaciones que se convierte en los archivos y memoria histórica de la compañía. Toda esta documentación en físico requiere de un lugar, es por ello que las empresas utilizan guardamuebles para almacenar toda esa información confidencial.

Crea un espacio externo para almacenar documentos

El almacenamiento en trasteros de miles de documentos de una compañía resulta una opción ventajosa ya que le proporciona orden y seguridad en el resguardo de sus archivos, además de reducir drásticamente la cantidad de espacio dentro de sus oficinas.

Al trasladar sus documentos y almacenarlos en guardamuebles estaría creando un espacio valioso y organizado, por lo que sabrá a donde dirigirse para buscar la información o documento que necesite en determinado momento.

Aumenta la seguridad de la información

Archivar, clasificar y localizar documentos lleva mucho tiempo, lo que posteriormente hace perder tiempo y a su vez dinero a la empresa si le toca contratar a alguien para esa labor. Al almacenar todo en un guardamuebles, puede contar con un punto de resguardo siempre que lo requiera, aumentando la seguridad en caso de problemas con su información almacenada de forma virtual.

Almacenamiento de la información legal

En el aspecto legal, el almacenamiento de documentos ayuda a tener un control y cuidar de la de gestión de registros durante todo su ciclo de vida. EL archivo de información, incluye material administrativo y retención en caso de que su empresa sea auditada o de que necesite algún registro legal que guardó inicialmente.

Son documentos vitales para evitar sanciones o multas, por lo cual deben estar bien archivados, en un lugar seguro y ordenado para ser encontrado fácilmente al momento de auditorías sorpresa o cualquier asunto legal que lo requiera.

Cumplimiento de la normativa legal

Con el almacenamiento de documentos debe hacerse cumpliendo con las normativas legales vigentes. Las regulaciones gubernamentales requieren el mantenimiento y almacenamiento de diferentes tipos de datos y documentos y las empresas deben ser muy cuidadosa con los archivos de registro e información financiera de la compañía.

Resguardo de documentos importantes

El almacenamiento interno de los documentos de su empresa, hace vulnerable la información al correr el riesgo de que los registros importantes se dañen, se los roben o se pierdan.

Al archivar esos documentos en un guardamuebles se garantiza que sus registros físicos estén completamente protegidos contra una mala manipulación de información o desastres naturales que puedan afectar aquellos que se encuentren en su organización.

Mejor clasificación de documentos

El almacenamiento en trasteros ayuda a ordenar los documentos de su empresa, a través de etiquetas, categorías y subcategorías para diferenciar sus archivos, lo cual los hace más fáciles de organizar, ubicar y recuperar para uso futuro. Una data electrónica ayuda a la búsqueda con las palabras clave adecuadas, donde se ubique en que archivador físico está guardado el documento.

Reduce tiempo de búsqueda y costo

Tener organizado en su guardamuebles sus documentos almacenados, ahorra tiempo para sus empleados al momento de ubicar la información que le solicite. La eficiencia de los empleados es un ahorro de tiempo. En el ámbito empresarial, el tiempo ahorrado es dinero.

Neutraliza la fuga de información confidencial

El almacenamiento en trasteros de la información de tu empresa asegura el resguardo de los documentos confidenciales. La información privada puede presentarse en muchas formas, incluido datos de sus clientes, empleados, los registros de impuestos de la empresa, las firmas y mucho más.

Almacenar sus documentos en su lugar de trabajo donde los empleados tienen acceso, puede aumentar enormemente el riesgo de una fuga de información intencional o accidental. Al resguardar sus archivos de manera organizada en un guardamuebles hará su información menos vulnerable de caer en manos equivocadas mientras se asegure que la misma tenga las medidas de seguridad adecuadas.

Destrucción segura de los documentos confidenciales

Una vez que los documentos almacenados ya no sean necesarios o deban destruirse y desecharse adecuadamente, puede acudir a los servicios de eliminación segura de sus documentos. Con el plagio de identidad y estafas en aumento, es importante garantizar que se deshaga de sus registros confidenciales de forma regular y adecuada.

Ventajas de la destrucción de documentos confidenciales

Los servicios de destrucción de documentos también minimizan los costos de su empresa, al deshacerse de los archivos innecesarios que ocupan su espacio de almacenamiento en trasteros. Este tipo de gestión de eliminación de información brindan servicios confiables, eficientes y amigables con el medio ambiente, teniendo el más alto nivel de seguridad y confidencialidad.

Cumplir con la normativa legal

Un servicio seguro de destrucción de documentos ayuda a garantizar que los procedimientos y políticas de destrucción de información de su empresa cumplan con las leyes y reglamentos de privacidad de acuerdo a la regulación vigente.

La reputación de su empresa es uno de los activos más valiosos de su organización. Una filtración de datos sensibles puede causar daños costosos y a largo plazo a la credibilidad de la compañía. La destrucción de documentos de manera profesional y eficaz, protege a su empresa al proporcionar un desecho confiable y seguro de información confidencial.

Organización en la destrucción de archivos

Planificar la periodicidad para la destrucción de sus documentos confidenciales, ayudará a mantener organizado el almacenamiento en trasteros y así ocupar menos espacio. Se puede establecer un plan diario, semanal, mensual o trimestral para destruir sus archivos de manera segura y profesional.

Tener control sobre el almacenamiento de documentos es una tarea ardua, que una vez organizado, genera un registro seguro de toda la información de tu empresa. Mantener esos archivos en un guardamuebles ahorra espacio y tiempo dentro de tu compañía, además de mantener resguardada la información.